Vraagstukken die geen antwoord zoeken, maar een nieuw proces.
De laatste weken bereiken ons als organisatieadviseurs, vanuit verschillende hoeken, een zelfde soort vragen. Vragen waarvan je denkt ‘Waar gaat dit nu over?’ Is dit wat het lijkt, of zijn deze vragen uitingen van een onderliggend probleem? Wij hebben met elkaar gesproken over wat de mogelijke betekenis is van deze vragen. De uitkomsten van deze gesprekken delen wij graag met jou als lezer. Niet om je de les te willen lezen of je te overtuigen. Wel willen wij onze betekenisgeving delen om bewustwording te stimuleren. In, misschien wel, de hoop en het vertrouwen dat het verrijkt met een andere manier van betekenisgeving. Waarbij wij refereren aan Wim van Dinten:” Als je het eenmaal ziet kan je het niet, niet meer zien” (redactie; Zei Johan Cruijff niet ook zo iets dergelijks?).
Welk onderliggend probleem zien wij?
Zoals gezegd, de vragen die ons vanuit verschillende werkvelden bereiken, lijken een manifestatie te zijn van een wezenlijk vraagstuk. Het lijkt erop dat deze vraagstukken zowel in de grote als de kleine context aan de orde zijn. Wij delen twee van deze vraagstukken graag met je;
- Een zorgorganisatie vraagt onze hulp omdat er spanningen zijn ontstaan binnen verschillende zorgteams bij het bespreekbaar maken van het wel of niet vaccineren. Als oplossing werd vanuit het management een protocol opgesteld. Men vond het namelijk belangrijk dat werd voldaan aan de privacy wetgeving. Wat hier uit het oog wordt verloren is dat goede zorg en samenwerking zijn basis vindt in vertrouwen en openheid.
- Een ander heel actueel voorbeeld, van geheel ander orde overigens, is de toeslagenaffaire. Op basis van standaardisering van het systeem, van discriminatie en vooringenomen eenzijdige beeldvorming zijn duizenden gezinnen in grote financiële problemen geraakt. Daar waar duidelijke signalen waren dat zaken uit de bocht vlogen werd er niet geluisterd en gekeken wat er nu daadwerkelijk aan de hand was. Zonder werkelijk te luisteren werden enorme boetes opgelegd en mensen gestigmatiseerd als fraudeurs.
Zo zijn er nog veel meer voorbeelden te noemen, kijk alleen al naar de jeugdzorg, het passend onderwijs en de uitvoering van de WMO, ook hier hebben regel- en systeemdruk de boventoon met de nodige gevolgen. Waarom lijkt er toch zoveel fout te gaan?
Wat ons opvalt binnen deze voorbeelden van systemen, is dat er een verkramping en ongemakkelijkheid ontstaat ten aanzien van het bespreekbaar maken van lastige onderwerpen. Om (mogelijke) conflicten te vermijden is er immers binnen organisaties gekozen voor het ontwerpen en implementeren van regelsystemen waarin zaken worden vastgelegd. Daarmee is de betekenis die we doorgaans geven aan deze verschillen te eenzijdig. We laten de complexiteit niet toe en verstoppen deze in systemen, procedures en regels, met de nodige gevolgen.
Wat is ook al weer de bedoeling?
De huidige Covid pandemie maakt dat veel van deze spanningen sneller naar boven komen en zichtbaar worden. De onderliggende problemen lijken, naar onze mening, verband te hebben met de vele regelsystemen waarin we werken en ook ons dagelijkse leven hebben vastgelegd. Willen we de complexiteit teveel onder control houden, om het meer maakbaar te maken? En zo ja, doet dit dan recht aan de nieuwe werkelijkheid en onze behoefte(n)?
Uiteraard moeten we een onderscheid maken in de technische IT-systemen die het mogelijk maken om alles doelmatig te laten verlopen en de levende systemen die gebruik maken van deze technische systemen. Zeker, deze systemen, regels, procedures en wetten dragen bij aan standaardisering en efficiency in de uitvoering. Dit lijkt nu echter steeds meer ten koste te gaan van het maatwerk dat nodig is. We lijken doorgeslagen te zijn in het systeemdenken, waarin we nadruk leggen op harde technische regelsystemen en (te) weinig oog hebben voor zachte sociale systemen. In die verwarring vergeten we dat beide belangrijk zijn in de verwerkelijking van de werkelijke bedoeling van het hele systeem. Verliezen we hier niet de wensen uit het oog ,waaruit de systemen voortkomen en waaraan zij kunnen bijdragen uit het oog?
Organisaties zijn ook levende systemen, met als doel de actoren binnen het systeem te verbinden en die dingen te laten doen die nodig zijn om te verbeteren, te ontwikkelen en te groeien. Door deze samenwerking kunnen de betrokken mensen zich over het algemeen aanpassen aan de wisselende omstandigheden en doen wat nodig is. Zo ontstaat vitaliteit door groei, ontwikkeling en heelheid en vormt zich herstel en balans in mensen en hun samenwerking. Ook binnen levende systemen gaan dingen fout. Echter levende systemen zijn zich daar bewust van, onderkennen dit en gaan op zoek naar herstel of heling om opnieuw in een gezonde balans te komen met zichzelf en hun omgeving.
Wat kan het perspectief zijn?
In het huidige tijdperk domineren materiële en technische systemen en een rationele oriëntatie*. Daarmee ondermijnen wij de kracht van de levende systemen om te ontwikkelen, te groeien en op natuurlijke wijze weer in balans te komen. Verstoring in relaties, hoog verzuim, toenemende polarisatie en conflicten zijn daar voorbeelden van en vragen om herstel van het systeem door heling. Door te kijken naar een systeem als een levend, lerend organisme kunnen we beter en passender met de complexe problemen omgaan. Dit vraagt systeembewustzijn en oriëntatie van je plek binnen het levende systeem.
Om terug te komen op het eerder genoemde voorbeeld over verschillende standpunten ten aanzien van vaccinatie binnen het team. In hoe er met dit onderwerp wordt omgegaan zien wij een signaal van de huidige moraal in samenwerkingen binnen organisaties. We gaan het gesprek over de verschillen niet meer of onvoldoende aan, managen de spanningen in de verschillen juist weg in materiële systemen. Daarmee remmen wij de ontwikkeling en groei van het levende systeem.
Wat in onze ogen nodig is, is het moedige gesprek aangaan waarin we contact maken met de spannende verschillen en waarin we elkaar ontmoeten aan de grens om daar de energie, de passie en de informatie uit te wisselen. Om op basis daarvan in wederkerigheid passende en duurzame antwoorden te vinden. Hierdoor ontstaat er een levend systeem dat beter en consistenter vanuit zijn bedoeling van betekenis is voor medewerker, client, burger en student. Klanken uit zo’n gesprek zijn: ik vind het spannend dat straks iedereen weet dat ik niet ben gevaccineerd. Of: straks ben ik als werkgever verantwoordelijk voor een Corona uitbraak, terwijl jullie niet wilden vaccineren.
Dit gesprek kan op organisatie- en op teamniveau plaatsvinden.
We gaan graag met teams aan de slag om het bewustzijn hierover te vergroten. Om vanuit dat nieuwe bewustzijn aandachtig te ervaren hoe dit lastige gesprek met elkaar moedig en passend te voeren is en zodoende ontwikkeling van mensen en organisatie kan stimuleren. Het moedige gesprek wordt onvermijdelijk in het hier en nu gevoerd en legt de leidende principes bloot. Door een omgeving te creëren waarin de complexiteit wordt gezien, er verschillen mogen zijn kan de heelheid en de groei toenemen. Door met elkaar het moedige gesprek te voeren, het nieuwe daarin te ontdekken en het kunnen verduren dat we daarin verschillend zijn, voegt ieder individu waarde toe aan de samenwerking. Daardoor wordt de kwaliteit van de samenwerking, de bedoeling van het systeem en de resultaten voor alle betrokkenen, verhoogd.
Vanuit Berckeley Square leren wij het onzichtbare zichtbaar te maken. Daarmee ontstaat ruimte en kan er maatwerk ontstaan om de bedoeling van het systeem te realiseren. Dit maakt organisaties authentiek, weerbaar én biedt klanten en vitale medewerkers tevredenheid en voldoening. En dat doen we onze eigen manier, waarbij we je zeker zullen uitdagen.
Door: Bas Delleman, Cyril Moonen en Rob d’Hondt Senior Organisatie adviseurs Berckeley Square